Glosario de Box

La plataforma integral de Box que combina almacenamiento, colaboración, flujos de trabajo automatizados, seguridad y AI en un único sistema en la nube. Es el nombre oficial de la oferta completa de Box.

Unidad básica de organización en Box. Las carpetas pueden contener archivos y subcarpetas, y son el elemento principal para controlar permisos y compartir contenido con colaboradores.

Usuario que tiene acceso a una carpeta en Box. Puede ser interno (usuario de la misma empresa) o externo. Los colaboradores tienen roles que determinan qué pueden hacer con el contenido.

Los roles en Box son: Owner (propietario), Co-Owner, Editor (puede editar y subir), Viewer Uploader (puede ver y subir), Previewer Uploader, Viewer (solo ver), Previewer (solo previsualizar) y Uploader (solo subir).

Aplicación de escritorio que mapea Box como una unidad de disco en tu computadora (Windows o Mac), permitiéndote acceder a todos tus archivos sin descargarlos localmente. Acceso bajo demanda.

Herramienta anterior de sincronización de Box, reemplazada por Box Drive. Descargaba copias locales de archivos. Ya no se recomienda su uso; se debe migrar a Box Drive.

URL generada para compartir un archivo o carpeta. Puede configurarse como público (cualquiera con el link), con contraseña, para personas con cuenta Box, o para colaboradores específicos. También puede tener fecha de vencimiento.

Zona de almacenamiento temporal donde van los archivos eliminados. Los archivos permanecen en la papelera hasta 30 días (configurable por el admin) antes de eliminarse definitivamente. Los archivos pueden restaurarse desde aquí.

Motor de automatización de flujos de trabajo (workflow automation) integrado en Box. Permite crear procesos automatizados sin código: aprobaciones, notificaciones, movimiento de archivos, asignación de tareas, y más.

Información estructurada adicional que se adjunta a archivos y carpetas. Los metadatos permiten clasificar, etiquetar y buscar contenido más allá del nombre del archivo. Se organizan en plantillas con campos personalizados.

Conjunto reutilizable de campos personalizados (texto, fecha, número, lista desplegable, checkbox, usuario) que se aplica a archivos o carpetas para estandarizar la clasificación de contenido.

Solución de seguridad avanzada de Box que usa machine learning para detectar amenazas, actividades anómalas (acceso masivo de archivos, comportamiento inusual) y permite configurar políticas de clasificación y restricciones de acceso inteligentes.

Solución de firma electrónica nativa de Box. Permite enviar documentos para firma, firmar electrónicamente y rastrear el estado de los documentos directamente dentro de Box, sin necesidad de herramientas externas. Incluye firmas ilimitadas en planes Enterprise.

Capacidades de inteligencia artificial integradas en Box para analizar contenido. Permite hacer preguntas sobre documentos, obtener resúmenes automáticos, extraer información clave y clasificar contenido sin salir de Box.

Plataforma de Box para crear, personalizar y desplegar agentes de IA especializados. Permite entrenar agentes con contenido empresarial propio para automatizar tareas inteligentes sobre documentos, contratos, reportes y más.

Funcionalidad para generar documentos automáticamente a partir de plantillas con datos provenientes de Salesforce u otras fuentes. Parte del plan Enterprise Advanced. Ideal para contratos, propuestas, informes y documentos estándar.

Aplicaciones nativas que los clientes pueden construir directamente dentro de Box usando Box UI Elements y la plataforma de desarrollo de Box. Permiten crear interfaces personalizadas sin salir del ecosistema Box.

Panel central de control para administradores de Box. Desde aquí se gestionan usuarios, grupos, permisos, políticas de seguridad, integraciones, reportes de actividad y configuraciones de toda la organización.

Usuario que pertenece a la cuenta empresarial de Box y está bajo el control del administrador. El admin puede gestionar su acceso, mover su contenido, restablecer contraseñas y desactivar su cuenta.

Conjunto de usuarios que pueden gestionarse colectivamente en Box. Los grupos facilitan la asignación de permisos a múltiples usuarios a la vez, simplificando la administración en organizaciones grandes.

Plan premium de Box que incluye la suite completa: Box Apps, Box AI Studio, Box Doc Gen, Box Archive, y todas las funciones enterprise. Lanzado en enero 2025 como la oferta más completa de Box.

Certificación oficial de Box para administradores y expertos. Gratuita, disponible en Box University. Requiere pasar un examen de 45 preguntas con puntaje mínimo del 80%. El badge es compartible en LinkedIn.

Plataforma oficial de formación de Box (training.box.com). Ofrece cursos gratuitos, labs, webinars y el programa de certificación Intelligent Content Expert para usuarios y administradores.

Federal Risk and Authorization Management Program. Estándar de seguridad para servicios en la nube del gobierno de EE.UU. Box tiene autorización FedRAMP, lo que lo hace apto para agencias gubernamentales federales.

Health Insurance Portability and Accountability Act. Ley de privacidad de datos médicos de EE.UU. Box es compatible con HIPAA, lo que lo hace apto para organizaciones de salud que manejan PHI (Información de Salud Protegida).

Conjunto de APIs, SDKs y herramientas de desarrollo que permiten a los desarrolladores integrar las capacidades de Box en aplicaciones propias. Incluye APIs REST para gestionar archivos, usuarios, metadatos, eventos y más.

Box guarda automáticamente versiones anteriores de los archivos. Los usuarios pueden ver el historial de versiones, restaurar una versión anterior y comparar cambios. El número de versiones guardadas depende del plan.

Políticas que determinan por cuánto tiempo debe conservarse un archivo antes de eliminarlo. Esencial para cumplimiento normativo. Box permite configurar políticas de retención automáticas basadas en fechas o eventos.

Portales de contenido centralizados dentro de Box que permiten organizar y presentar contenido de múltiples carpetas en un solo lugar de manera visual. Útil para intranets, portales de proyectos y centros de recursos.