🎯 Objetivos de aprendizaje
- Explicar qué es Box AI y qué funciones ofrece.
- Usar Ask AI para hacer preguntas sobre documentos.
- Generar resúmenes automáticos de archivos.
- Extraer datos estructurados de documentos con Box AI Extract.
- Crear agentes de IA personalizados con Box AI Studio.
- Entender las implicaciones de privacidad y seguridad del uso de IA en Box.
1. ¿Qué es Box AI?
Box AI es la capa de inteligencia artificial integrada en Box que permite extraer valor del contenido almacenado usando modelos de lenguaje grande (LLMs). Box AI está disponible en el plan Enterprise Plus y como add-on en otros planes.
La propuesta de valor principal es sencilla: tienes miles de documentos en Box, y Box AI te permite conversar con ese contenido, resumirlo y extraer datos de él — sin descargar nada ni copiar-pegar en una herramienta externa.
2. Ask AI — Pregunta sobre tus documentos
Ask AI permite hacer preguntas en lenguaje natural sobre el contenido de uno o varios documentos. Box AI lee el documento y responde basándose en su contenido.
Cómo usar Ask AI
- Abre la previsualización de un archivo en Box.
- Haz clic en el ícono de Box AI (⚡) en la barra de herramientas.
- Escribe tu pregunta en el campo de texto.
- Box AI analiza el documento y responde con la información relevante.
Ejemplos de preguntas
- "¿Cuáles son las obligaciones del proveedor según este contrato?"
- "¿Cuál es la fecha de vencimiento y el monto total de esta factura?"
- "Resumen los puntos clave de este informe de auditoría."
- "¿Qué regulaciones de privacidad menciona este documento?"
- "¿Hay alguna cláusula de penalización por incumplimiento?"
Ask AI sobre múltiples documentos (Box AI Hub)
Con la función de Box AI Hub, puedes hacer preguntas sobre un conjunto de documentos en una carpeta — ideal para investigación, due diligence o análisis de múltiples contratos.
3. Summarize — Resúmenes automáticos
La función Summarize genera automáticamente un resumen del documento completo. Es ideal para revisar rápidamente el contenido de un archivo sin leerlo completo.
Casos de uso
- Revisar el resumen de un informe largo antes de decidir si profundizar.
- Generar resúmenes ejecutivos de documentos técnicos.
- Prepararse para una reunión con una lectura rápida de los documentos relevantes.
- Revisar contratos enviados por contrapartes para identificar puntos clave.
4. Box AI Extract — Extracción de datos
Box AI Extract permite extraer datos estructurados del contenido de un documento y mapearlos a campos de metadatos. Es la función más potente para automatizar el procesamiento documental a escala.
¿Cómo funciona?
- Defines una plantilla de metadatos con los campos que deseas extraer.
- Box AI analiza el documento y extrae los valores correspondientes.
- Los valores se guardan automáticamente como metadatos del archivo.
Ejemplo: procesamiento de facturas
Para una factura, Box AI Extract puede extraer automáticamente:
- Nombre del proveedor
- Número de factura
- Fecha de emisión
- Importe total
- Fecha de vencimiento del pago
- Líneas de detalle (productos/servicios)
5. Box AI Studio — Agentes personalizados
Box AI Studio es la plataforma para crear agentes de IA personalizados entrenados con el contexto específico de tu empresa. A diferencia del Box AI básico, los agentes de AI Studio pueden tener instrucciones específicas, acceso a conjuntos de documentos particulares y comportamientos personalizados.
Componentes de un agente Box AI Studio
| Componente | Descripción |
|---|---|
| System Prompt | Instrucciones base del agente: quién es, qué hace, qué restricciones tiene. |
| Knowledge Base | Conjunto de carpetas o archivos de Box que el agente puede consultar. |
| Model | El modelo LLM subyacente (Box ofrece opciones de distintos proveedores). |
| Guardrails | Restricciones sobre qué puede y qué no puede responder el agente. |
Ejemplos de agentes Box AI Studio
Asistente Legal
Entrenado con la base de contratos de la empresa. Responde preguntas sobre cláusulas y obligaciones.
Asistente de RRHH
Accede a políticas y procedimientos internos. Responde preguntas de empleados sobre beneficios y procesos.
Asistente Técnico
Consulta la documentación técnica del producto para ayudar al equipo de soporte al cliente.
Asistente Financiero
Analiza reportes financieros y responde preguntas sobre tendencias y métricas clave.
6. Privacidad y seguridad con Box AI
- Aislamiento de datos: Los datos de tu empresa no se comparten entre empresas ni se usan para entrenar modelos.
- Cumplimiento: Box AI cumple las mismas certificaciones de seguridad de Box (HIPAA, GDPR, etc.).
- Control de acceso: Box AI solo puede acceder a contenido al que el usuario ya tiene permiso de ver.
- Logs de actividad: Todas las interacciones con Box AI se registran en los logs de actividad de Box.
- Administración: Los administradores pueden activar o desactivar Box AI para usuarios o grupos específicos.