🎯 Objetivos de aprendizaje
- Explicar qué es Box Relay y qué problemas resuelve.
- Identificar los tipos de triggers (activadores) disponibles.
- Configurar acciones automáticas: mover, copiar, notificar, asignar tarea.
- Crear un flujo de aprobación básico.
- Aplicar condiciones para crear flujos ramificados.
- Reconocer los casos de uso más comunes de Box Relay.
1. ¿Qué es Box Relay?
Box Relay es el motor de automatización de flujos de trabajo integrado en Box. Permite crear procesos automáticos que se ejecutan cuando ocurren eventos específicos en tus archivos y carpetas — sin necesidad de escribir código.
Con Box Relay puedes automatizar tareas repetitivas como:
- Enviar un contrato a aprobación cuando se sube a una carpeta específica.
- Notificar al equipo legal cuando se añade un nuevo documento con la etiqueta "Legal".
- Mover automáticamente facturas a una carpeta de "Pagadas" cuando se marcan como aprobadas.
- Asignar una tarea de revisión a un empleado cuando se sube su evaluación anual.
2. Anatomía de un flujo de trabajo (Workflow)
Cada flujo de trabajo en Box Relay tiene tres componentes principales:
Trigger (Activador)
El evento que inicia el flujo. Ej: "Un archivo se sube a la carpeta X".
Conditions (Condiciones)
Filtros opcionales. Ej: "Solo si el archivo tiene extensión .pdf" o "solo si el metadato 'tipo' es 'contrato'".
Actions (Acciones)
Lo que se ejecuta automáticamente. Ej: "Notificar a Juan" o "Mover a carpeta Aprobados".
3. Triggers disponibles
| Trigger | Se activa cuando... |
|---|---|
| File Uploaded | Se sube un nuevo archivo a la carpeta configurada. |
| File/Folder Moved | Un archivo o carpeta se mueve a la carpeta configurada. |
| File/Folder Copied | Se copia un archivo en la carpeta configurada. |
| Metadata Updated | Se cambia un campo de metadatos en el archivo. |
| Task Completed | Una tarea vinculada al archivo se marca como completada. |
| Manual Start | Un usuario inicia el flujo manualmente desde el menú contextual del archivo. |
4. Acciones disponibles
| Acción | ¿Qué hace? |
|---|---|
| Notify Users | Envía una notificación por email a usuarios o grupos específicos. |
| Assign Task | Crea y asigna una tarea a un usuario con fecha límite. |
| Move File | Mueve el archivo a otra carpeta automáticamente. |
| Copy File | Crea una copia del archivo en otra carpeta. |
| Add Metadata | Aplica una plantilla de metadatos y rellena campos automáticamente. |
| Set Expiration Date | Configura fecha de expiración del archivo o carpeta. |
| Add Collaborator | Añade un usuario o grupo como colaborador de la carpeta. |
| Lock/Unlock File | Bloquea el archivo para evitar ediciones durante el proceso. |
5. Flujos de aprobación
Los flujos de aprobación son uno de los casos de uso más comunes de Box Relay. Permiten enrutar documentos a uno o varios aprobadores antes de continuar el proceso.
Tipos de aprobación
| Tipo | Comportamiento |
|---|---|
| Any Approver | El flujo continúa cuando cualquiera de los aprobadores designados aprueba. |
| All Approvers | El flujo continúa solo cuando TODOS los aprobadores han aprobado. |
| Sequential | Los aprobadores reciben la solicitud en orden. El segundo solo la ve si el primero aprueba. |
¿Qué pasa cuando se aprueba o rechaza?
Puedes configurar acciones diferentes para cada resultado:
- Si aprueba: Mover a carpeta "Aprobados", notificar al solicitante, añadir metadato "Estado: Aprobado".
- Si rechaza: Mover a carpeta "Revisión", notificar al solicitante con comentario del rechazador.
- Si vence el tiempo límite: Escalar al supervisor o notificar al administrador del proceso.
6. Condiciones y flujos ramificados
Las condiciones permiten que el flujo tome diferentes caminos según atributos del archivo:
- Basadas en metadatos: Si el campo "Tipo de contrato" = "NDA", ir por rama A. Si es "Servicio", ir por rama B.
- Basadas en el nombre del archivo: Si el nombre contiene "URGENTE", asignar al revisor senior.
- Basadas en el tamaño: Si el archivo supera X MB, mover a carpeta de archivos grandes.
- Basadas en la extensión: Solo procesar archivos .pdf y ignorar otros formatos.
7. Casos de uso comunes
Aprobación de contratos
Cuando se sube un contrato → asignar revisión a Legal → si aprueba, mover a Contratos Activos.
Ciclo de facturas
Factura subida → notificar a Finanzas → aprobación → mover a Pagados y actualizar metadato.
Onboarding de empleados
Nuevo empleado creado → copiar plantilla de carpetas → asignar tareas de bienvenida al equipo.
Revisión de propuestas
Propuesta subida → revisión secuencial (técnico → comercial → dirección) → notificar resultado.
Informes clínicos
Informe de paciente → clasificar automáticamente → asignar revisión médica → archivar tras firma.
Publicación de contenido
Contenido subido → revisión editorial → revisión legal → publicar en carpeta Publicados.