🎯 Objetivos de aprendizaje
- Explicar qué son los metadatos en Box y por qué son importantes.
- Identificar los tipos de campos de metadatos disponibles.
- Crear y gestionar plantillas de metadatos en la Admin Console.
- Aplicar metadatos a archivos y carpetas.
- Realizar búsquedas avanzadas usando metadatos.
- Entender los metadatos en cascada y la extracción automática con Box AI.
1. ¿Qué son los metadatos en Box?
Los metadatos son datos estructurados que describes sobre un archivo o carpeta. Son campos de información adicional — más allá del nombre y la fecha — que permiten clasificar, buscar y automatizar el procesamiento del contenido.
Por ejemplo, para un contrato puedes añadir metadatos como: Tipo de contrato (NDA, Servicio, Compra), Fecha de vencimiento, Valor, Contraparte. Esto permite filtrar todos los contratos de tipo "NDA" que vencen en los próximos 30 días con una búsqueda de un clic.
2. Tipos de campos de metadatos
| Tipo de campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Text | Texto libre de una línea | Nombre del proveedor, número de referencia |
| Long Text | Texto multilínea | Descripción del proyecto, notas adicionales |
| Date | Selector de fecha | Fecha de vencimiento, fecha de firma |
| Number | Valor numérico | Valor del contrato, número de factura |
| Enum (Dropdown) | Lista de opciones predefinidas (una selección) | Estado: Borrador / En revisión / Aprobado |
| Multi-Select | Lista de opciones predefinidas (varias selecciones) | Departamentos involucrados |
| Checkbox | Verdadero/Falso | ¿Requiere firma? ¿Es confidencial? |
3. Plantillas de metadatos
Una plantilla de metadatos (Metadata Template) es un formulario reutilizable con campos predefinidos que se aplica a múltiples archivos del mismo tipo. Por ejemplo, una plantilla "Contrato" con campos Tipo, Fecha de vencimiento, Valor y Contraparte.
Crear una plantilla (Admin Console)
- Ve a Admin Console → Content → Metadata.
- Haz clic en "Create New Template".
- Asigna un nombre descriptivo a la plantilla (ej: "Contrato Comercial").
- Añade los campos necesarios eligiendo el tipo de cada uno.
- Para campos Enum o Multi-Select, define las opciones de la lista desplegable.
- Guarda la plantilla. Ahora estará disponible para todos los usuarios de la empresa.
Gestión de plantillas
- Puedes editar una plantilla para añadir o modificar campos — los cambios aplican a todos los archivos que ya usen esa plantilla.
- Puedes archivar (no eliminar) plantillas en desuso para mantener el historial.
- Es posible crear plantillas en cascada que se aplican automáticamente a los archivos de una carpeta.
4. Aplicar metadatos a archivos
Para añadir metadatos a un archivo:
- Selecciona el archivo en Box.
- En el panel Details (derecha), haz clic en "+ Add Metadata".
- Selecciona la plantilla que deseas aplicar.
- Rellena los campos del formulario.
- Haz clic en "Save".
Los metadatos aplicados aparecen en el panel derecho y pueden editarse en cualquier momento.
Metadatos en carpetas
También puedes aplicar metadatos a carpetas. Esto es especialmente útil para clasificar proyectos o departamentos a nivel de carpeta y usar esa información en búsquedas.
5. Búsqueda avanzada con metadatos
Los metadatos potencian enormemente la búsqueda en Box. Desde la barra de búsqueda, haz clic en los filtros avanzados para buscar por campos de metadatos específicos.
Ejemplos de búsquedas por metadatos
- "Todos los contratos de tipo NDA con fecha de vencimiento en los próximos 30 días."
- "Todas las facturas con estado 'Pendiente de pago' superiores a $10,000."
- "Todos los documentos del proyecto 'Alpha' asignados al departamento Legal."
- "Todos los archivos con el checkbox 'Requiere firma' marcado como verdadero."
6. Metadatos en cascada y extracción automática
Cascading Metadata (Metadatos en cascada)
Con la función de metadatos en cascada, cuando aplicas una plantilla a una carpeta, todos los archivos existentes y nuevos dentro de ella heredan automáticamente esa plantilla (con campos vacíos listos para rellenar). Esto ahorra tiempo cuando tienes muchos archivos del mismo tipo.
Box AI Extract: extracción automática de metadatos
Con Box AI (disponible en planes Enterprise Plus), puedes extraer automáticamente valores de metadatos del contenido del documento. Por ejemplo, de un contrato puede extraer automáticamente la fecha de firma, el nombre de las partes y el valor — sin necesidad de rellenarlos manualmente.