🎯 Objetivos de aprendizaje
- Crear una cuenta Box o iniciar sesión si ya tienes una.
- Navegar con fluidez la interfaz web de Box (app.box.com).
- Configurar tu perfil, zona horaria y notificaciones.
- Instalar y usar Box Drive en tu computadora.
- Acceder a Box desde tu teléfono con Box Mobile.
1. Tu primera sesión en Box
Para acceder a Box, ve a app.box.com en tu navegador. Si tu empresa usa SSO (inicio de sesión único), haz clic en "Use your company email" e ingresa tu email corporativo — serás redirigido al proveedor de identidad de tu empresa (Okta, Azure AD, Google, etc.).
Si accedes directamente, ingresa tu email y contraseña. Si la cuenta está configurada con autenticación de dos factores (2FA), deberás confirmar tu identidad con un código de SMS o tu app de autenticación.
2. La interfaz web de Box (app.box.com)
La interfaz web es el lugar principal desde donde gestionas todo tu contenido. Consta de varias áreas:
Barra lateral izquierda
| Sección | ¿Para qué sirve? |
|---|---|
| All Files | Tu carpeta raíz personal. Aquí están todas tus carpetas y archivos. |
| Recent | Archivos que has abierto o modificado recientemente. |
| Favorites | Archivos y carpetas que marcaste como favoritos con la estrella (⭐). |
| Trash | Archivos eliminados. Puedes recuperarlos antes de que se borren definitivamente. |
| Admin Console | Solo visible para administradores. Gestiona usuarios, grupos y políticas. |
Área central
Muestra el contenido de la carpeta seleccionada. Puedes alternar entre vista de lista y vista de cuadrícula (grid). Haz clic en cualquier carpeta para navegar dentro de ella. Haz clic en un archivo para previsualizarlo.
Panel derecho (Details)
Al seleccionar un archivo, el panel derecho muestra sus detalles: propietario, fecha de modificación, versiones, metadatos y la opción de compartir o añadir a favoritos.
Barra de búsqueda
Busca en todo el contenido de Box usando la barra superior. La búsqueda es full-text: encuentra palabras dentro del contenido de documentos, no solo en el nombre del archivo.
3. Configurar tu perfil
Accede a tu perfil haciendo clic en tu avatar (esquina superior derecha) → Account Settings.
Configuraciones recomendadas
| Configuración | Dónde encontrarla | Recomendación |
|---|---|---|
| Nombre y foto | Profile → Edit | Usa tu nombre completo y foto profesional para que tus colaboradores te identifiquen. |
| Zona horaria | Account Settings → Time Zone | Configura la zona horaria correcta para que las fechas de actividad sean precisas. |
| Idioma | Account Settings → Language | Selecciona español si prefieres la interfaz en tu idioma. |
| Notificaciones de email | Notifications | Ajusta qué actividades generan notificaciones por email para no saturar tu bandeja. |
| Contraseña | Security | Usa una contraseña segura y única. Activa 2FA si es opcional en tu empresa. |
4. Box Drive: Box en tu escritorio
Box Drive es la aplicación de escritorio que monta Box como una unidad de disco en tu computadora. Aparece como "Box" en el Finder (Mac) o en el Explorador de archivos (Windows), igual que cualquier carpeta local.
Ventajas de Box Drive
- Los archivos se abren y se guardan directamente en Box, sin necesidad de descargarlos primero.
- No ocupa espacio en tu disco duro — los archivos están en la nube y se cargan bajo demanda.
- Puedes trabajar con los archivos desde cualquier aplicación: Word, Excel, Adobe, etc.
- Guarda automáticamente en Box al guardar desde cualquier aplicación.
Cómo instalar Box Drive
- Ve a box.com/drive y descarga el instalador para tu sistema operativo.
- Ejecuta el instalador y sigue las instrucciones.
- Inicia sesión con tu cuenta Box cuando te lo pida.
- Box aparecerá como una nueva unidad en tu explorador de archivos.
Box Drive vs Box Sync (diferencias)
| Box Drive | Box Sync (legacy) | |
|---|---|---|
| Espacio en disco | Mínimo (bajo demanda) | Descarga todo localmente |
| Acceso sin internet | Solo archivos marcados offline | Todo lo sincronizado |
| Estado | ✅ Activo y recomendado | ❌ En desuso, no se recomienda |
5. Box Mobile: acceso desde tu teléfono
La app Box Mobile (disponible en iOS y Android) te da acceso completo a tu contenido desde cualquier lugar. Puedes:
- Navegar, buscar y previsualizar archivos.
- Subir fotos y documentos directamente desde el teléfono.
- Compartir archivos con colaboradores.
- Firmar documentos con Box Sign.
- Acceder a archivos sin conexión (marcándolos previamente como favoritos offline).
- Recibir notificaciones de actividad en tus carpetas.