🎯 Objetivos de aprendizaje
- Subir archivos a Box por distintos métodos.
- Crear y organizar carpetas y subcarpetas.
- Mover, copiar, renombrar y eliminar archivos.
- Compartir archivos y carpetas con Shared Links.
- Previsualizar archivos directamente en el navegador.
- Recuperar archivos eliminados desde la papelera.
1. Subir archivos a Box
Hay varias formas de subir archivos a Box:
| Método | Cómo hacerlo |
|---|---|
| Drag & Drop | Arrastra archivos o carpetas desde tu computadora directamente al navegador web de Box. |
| Botón Upload | Haz clic en el botón "+ New" → "Upload Files" y selecciona los archivos. |
| Box Drive | Copia o guarda directamente en la unidad Box desde cualquier aplicación de escritorio. |
| Box Mobile | Usa la app para subir fotos, videos o documentos desde tu teléfono. |
| Email to Box | Cada carpeta tiene una dirección de email única. Envía adjuntos a esa dirección para subirlos automáticamente. |
Subir carpetas completas
Puedes arrastrar una carpeta completa desde tu computadora a Box y se creará la misma estructura de subcarpetas en la nube. También puedes usar el botón "+ New" → "Upload Folder".
2. Organizar carpetas y archivos
Una buena estructura de carpetas es fundamental para encontrar el contenido rápidamente y aplicar los permisos correctos.
Crear carpetas
Haz clic en "+ New" → "Folder", escribe el nombre y confirma. Las carpetas pueden contener subcarpetas y archivos sin límite de profundidad.
Mejores prácticas de organización
- Organiza por proyecto o departamento en el nivel superior (ej: Marketing, Finanzas, Legal).
- Dentro de cada área, organiza por año o proyecto (ej: 2025 → Q1, Q2, Q3, Q4).
- Usa nombres descriptivos y consistentes. Evita caracteres especiales.
- No crees demasiados niveles de anidación — más de 5 niveles hace difícil la navegación.
- Las carpetas de nivel superior son buenas para asignar permisos grupales.
Operaciones básicas sobre archivos
| Acción | Cómo hacerla |
|---|---|
| Mover | Arrastra el archivo a otra carpeta, o clic derecho → Move y selecciona destino. |
| Copiar | Clic derecho → Copy y selecciona carpeta destino. Crea una copia independiente. |
| Renombrar | Clic derecho → Rename, escribe el nuevo nombre y confirma. |
| Eliminar | Clic derecho → Delete. El archivo va a la papelera, no se borra definitivamente. |
| Descargar | Clic derecho → Download. Se descarga a tu computadora. |
| Ver versiones | Clic en el archivo → panel derecho → Version History. |
Versiones de archivos
Box guarda automáticamente versiones anteriores cada vez que se sube una nueva versión de un archivo. Para ver o restaurar una versión anterior: selecciona el archivo → panel Details → Version History. Puedes restaurar cualquier versión haciendo clic en ella.
3. Compartir con Shared Links
Los Shared Links (enlaces compartidos) permiten compartir archivos o carpetas con personas que no son colaboradores de Box, simplemente enviándoles un enlace.
Tipos de Shared Link
| Tipo | ¿Quién puede acceder? | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Public (Anyone) | Cualquier persona con el enlace | Contenido público o sin datos sensibles |
| Company (People in [Empresa]) | Solo usuarios que tienen cuenta de tu empresa | Contenido interno que no requiere autenticación adicional |
| Invited people only | Solo colaboradores invitados explícitamente | Contenido confidencial o restringido |
Opciones adicionales de Shared Links
- Contraseña: Protege el enlace con una contraseña que debes comunicar al destinatario.
- Fecha de expiración: El enlace deja de funcionar después de la fecha indicada.
- Permiso de descarga: Puedes permitir solo previsualización (no descarga) para mayor control.
- Notificaciones de acceso: Te avisa por email cada vez que alguien accede al enlace.
Cómo crear un Shared Link
- Selecciona el archivo o carpeta.
- Haz clic en Share (o en el ícono de enlace en el panel derecho).
- Elige el tipo de acceso (Public, Company, o solo invitados).
- Configura opciones adicionales si es necesario.
- Copia el enlace y compártelo por email, Slack, Teams, etc.
4. Previsualización de archivos
Box puede previsualizar más de 120 tipos de archivo directamente en el navegador, sin necesidad de descargarlos ni instalar software adicional. Esto incluye:
Documentos
Word, Excel, PowerPoint, PDF, Google Docs/Sheets/Slides.
Imágenes
JPG, PNG, GIF, SVG, PSD, AI y muchos otros formatos gráficos.
Video
MP4, MOV y otros formatos de video. Reproducción directa en Box.
Código
Archivos de código fuente con resaltado de sintaxis para muchos lenguajes.
CAD y 3D
Archivos AutoCAD, Solidworks y modelos 3D en formatos comunes.
Comprimidos
ZIP: Box puede mostrar el contenido del archivo sin descomprimirlo.
5. La papelera (Trash)
Cuando eliminas un archivo o carpeta en Box, no se borra de inmediato — se mueve a la papelera (Trash). Desde ahí puedes restaurarlo o eliminarlo definitivamente.
| Acción | Efecto |
|---|---|
| Restore | Devuelve el archivo a su ubicación original. |
| Permanently Delete | Elimina el archivo para siempre. No se puede recuperar. |
| Empty Trash | Elimina definitivamente todos los archivos de la papelera. |