Módulo 4: Colaboración básica

🎯 Objetivos de aprendizaje

Invitar colaboradores internos y externos a una carpeta.
Asignar el rol de colaboración correcto según las necesidades.
Añadir comentarios y anotaciones sobre archivos.
Crear y usar Box Notes para documentos colaborativos.
Crear y asignar tareas vinculadas a archivos.
Configurar notificaciones de actividad.

1. Invitar colaboradores a una carpeta

La colaboración en Box se basa en carpetas — no en archivos individuales. Cuando invitas a alguien a una carpeta, tiene acceso a todo el contenido dentro de ella (incluyendo subcarpetas, según su rol).

Cómo invitar un colaborador

Haz clic en la carpeta (no entres dentro, solo selecciónala).
En el panel derecho, haz clic en "Invite People".
Escribe el email del colaborador (puede ser interno o externo).
Selecciona el rol que le quieres asignar.
Opcionalmente, escribe un mensaje personalizado.
Haz clic en "Send Invitation".

Colaboradores externos: Puedes invitar a personas que no tienen cuenta Box — recibirán un email de invitación y deberán crear una cuenta gratuita para acceder. Tu administrador puede restringir con qué dominios externos está permitido colaborar.

2. Los 8 roles de colaboración

El rol que asignas a un colaborador determina exactamente qué puede hacer con el contenido de esa carpeta:

Rol	Ver	Descargar	Subir	Editar	Eliminar	Invitar
Owner	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Co-Owner	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Editor	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Viewer Uploader	✅	✅	✅	❌	❌	❌
Previewer Uploader	Solo preview	❌	✅	❌	❌	❌
Viewer	✅	✅	❌	❌	❌	❌
Previewer	Solo preview	❌	❌	❌	❌	❌
Uploader	❌	❌	✅	❌	❌	❌

Guía rápida para elegir el rol: Si el colaborador necesita trabajar activamente → Editor. Si solo debe ver y descargar → Viewer. Si es un proveedor que entrega archivos → Uploader. Si es alguien que solo puede previsualizar en reuniones → Previewer.

Cambiar o quitar un colaborador

Para cambiar el rol o quitar un colaborador: entra a la carpeta → haz clic en el ícono de personas (Collaborators) → busca al colaborador → haz clic en su rol para cambiarlo o en "Remove" para quitarlo.

3. Comentarios y anotaciones

Los comentarios en Box permiten dejar retroalimentación y contexto directamente sobre los archivos, sin necesidad de enviar emails.

Comentarios de archivo

Selecciona un archivo → abre el panel de Details → sección Activity. Escribe tu comentario y pulsa Enter. Puedes usar @menciones para notificar a colaboradores específicos.

Anotaciones en documentos e imágenes

Durante la previsualización de un documento, imagen o PDF, puedes añadir anotaciones directas:

Comentario en punto específico: Haz clic directamente sobre el área del documento que quieres comentar.
Dibujo / marcado: Con la herramienta de anotaciones puedes trazar sobre la imagen.
Texto resaltado: En PDFs y documentos, selecciona texto y añade un comentario sobre esa selección.

Resolución de comentarios: Cualquier colaborador con rol de Editor o superior puede marcar un comentario como "Resuelto" una vez que el punto ha sido atendido, manteniendo el historial limpio.

4. Box Notes: documentos colaborativos

Box Notes es el editor de documentos colaborativo integrado en Box. Permite que múltiples personas editen el mismo documento simultáneamente en tiempo real, similar a Google Docs pero dentro de Box.

Crear una Box Note

Navega a la carpeta donde quieres crear la nota.
Haz clic en "+ New" → "Box Note".
Dale un nombre y empieza a escribir.
Invita a colaboradores de la carpeta — podrán editar en tiempo real.

Usos habituales de Box Notes

Minutas de reuniones editadas en tiempo real por todos los asistentes.
Wikis de equipo o documentación interna.
Briefs de proyecto con información compartida.
Listas de tareas del equipo.
Notas de entrevistas o investigaciones.

5. Tareas (Tasks) en Box

Las tareas (Tasks) en Box son pendientes que se vinculan a archivos específicos. Permiten asignar revisiones, aprobaciones o acciones a miembros del equipo.

Crear una tarea

Selecciona el archivo sobre el que quieres crear la tarea.
En el panel Details → sección Tasks → haz clic en "+ Add Task".
Escribe la descripción de la tarea.
Asigna un colaborador (Assignee).
Establece una fecha límite (Due Date).
Elige el tipo: General Task (completar) o Approval (aprobar/rechazar).

Aprobaciones: El tipo Approval es especialmente útil para flujos de revisión de documentos. El asignado puede aprobar o rechazar, y Box registra la decisión con fecha y hora. Para flujos más complejos, usa Box Relay (Módulo 6).

6. Notificaciones de actividad

Box puede notificarte por email o en la app cuando hay actividad en tus carpetas. Configura las notificaciones en Account Settings → Notifications.

Tipo de notificación	Cuándo se envía
File Added	Cuando se sube un nuevo archivo a una carpeta tuya.
File Updated	Cuando se sube una nueva versión de un archivo.
Comment	Cuando alguien comenta en uno de tus archivos.
Task Assigned	Cuando te asignan una tarea.
Collaborated	Cuando alguien te invita a una carpeta.
@Mention	Cuando alguien te menciona en un comentario.

Consejo: Si recibes demasiadas notificaciones, ajusta la configuración para recibir solo las más importantes (como @menciones y tareas asignadas) y desactiva las genéricas de actividad de carpetas muy activas.

📌 Resumen

La colaboración en Box se basa en carpetas compartidas con roles que definen exactamente qué puede hacer cada colaborador. Los 8 roles van desde Owner (control total) hasta Uploader (solo puede subir). Los comentarios y anotaciones permiten dar retroalimentación directamente sobre los archivos. Box Notes es el editor colaborativo en tiempo real integrado en Box. Las tareas permiten asignar revisiones y aprobaciones vinculadas a archivos específicos.